Al termine della riunione del Consiglio dei Ministri del 6 Dicembre scorso, è stata resa nota l'emanazione della direttiva sulla "Trasparenza dell'azione Amministrativa e la gestione dei flussi documentali", ovvero il cosiddetto "protocollo informatico".
L'importante decisione, primo risultato concreto dell'azione congiunta tra i Ministeri della Funzione Pubblica e quello per l'Innovazione Tecnologica, dovrebbe dare un impulso decisivo al processo di digitalizzazione dell'intero settore pubblico.
Entro il 1° gennaio 2004, infatti, la gestione e l'archiviazione dei documenti del P.A. avverrà esclusivamente per via telematica.
La predisposizione di tale sistema consentirà l'eliminazione fisica dei registri cartacei e permetterà alle Amministrazioni, centrali e periferiche, di gestire le pratiche interamente on line.
Grazie ad esso, la pratica inoltrata presso la P.A. competente verrà ad assumere le sembianze di un vero e proprio "documento digitale".
Il protocollo informatico permetterà di raggiungere un duplice obiettivo: eliminare le lungaggini burocratiche (difetto atavico della Pubblica Amministrazione) e dar modo all'utente di poter constatare in prima persona, ed in tempo reale, lo stato d'avanzamento della propria pratica, onde poter chiedere, se necessario, le opportune delucidazioni.
Le singole Amministrazioni, a seconda delle loro dimensioni e dell'ubicazione territoriale, dovranno individuare le aree organizzative omogenee che, dotate di un sistema di protocollo informatico, potranno ricevere, da parte di cittadini, imprese o altre Amministrazioni, varie tipologie di documenti.
La ricezione potrà avere ad oggetto, indifferentemente, sia i documenti informatici che quelli cartacei; in quest'ultimo caso i documenti verranno, successivamente, scannerizzati a cura dell'Amministrazione medesima.
Il sistema di protocollo informatico, una volta avvenuta la registrazione, li inoltrerà all'ufficio competente all'interno della struttura organizzativa facente parte dell'area organizzativa omogenea.